Uitbreiding naar nieuwe internationale markten brengt bedrijven er vaak toe om het inhuren van onafhankelijke aannemers te overwegen als een flexibele en kosteneffectieve oplossing. Op het eerste gezicht lijkt dit een eenvoudige aanpak, waarmee bedrijven nieuwe markten kunnen testen zonder de complexiteit van het opzetten van een formele aanwezigheid. Elk land heeft echter zijn eigen arbeidswetgeving en als die niet wordt nageleefd, kan dat aanzienlijke financiële en juridische gevolgen hebben.

Als je bedrijf internationale expansie overweegt, is het essentieel om de arbeidswetgeving van het doelland grondig te begrijpen voordat je lokale aannemers in dienst neemt. Als je dit doet, voorkom je niet alleen dure boetes, maar zorg je ook voor een nauwkeurigere budgettering en langetermijnplanning.

Werkgelegenheidsopties bij internationale expansie

Er zijn doorgaans drie manieren om werknemers in te huren als je je op een nieuwe markt begeeft:

1. Onafhankelijke aannemers, wat de snelste en meest kosteneffectieve optie lijkt.
2. Werknemers die worden aangenomen via een EOR (Employer of Record), een optie die voldoet aan de wet en waarvoor geen lokale entiteit hoeft te worden opgezet.
3. Werknemers die worden aangenomen via een lokaal gevestigde rechtspersoon, de meest conforme, maar vaak meer tijdrovende en dure optie.

Hoewel veel bedrijven zich aangetrokken voelen tot het inhuren van aannemers vanwege de vermeende kostenbesparingen en snelheid op de korte termijn, kan deze methode verborgen risico's met zich meebrengen die veel zwaarder wegen dan het aanvankelijke gemak.

De verborgen risico's van het inhuren van zelfstandigen in het buitenland

Een van de meest over het hoofd geziene risico's van het inhuren van onafhankelijke aannemers op buitenlandse markten is de onjuiste classificatie van werknemers. Landen hebben strenge regels om ervoor te zorgen dat werknemers op de juiste manier worden geclassificeerd als werknemers of aannemers. Dit onderscheid is van cruciaal belang, omdat het een directe invloed heeft op de toegang van de werknemer tot arbeidsvoorwaarden en de verplichtingen van het bedrijf met betrekking tot belastingen, sociale zekerheid en andere arbeidsgerelateerde verplichtingen.

Een verkeerde classificatie kan leiden tot boetes, achterstallig loon voor uitkeringen en andere kostbare gevolgen. Naast de financiële gevolgen kan het ook de reputatie van het bedrijf schaden bij de lokale autoriteiten, potentiële toekomstige werknemers en zelfs klanten in de regio.

Belangrijke factoren om rekening mee te houden voordat je een zelfstandige inhuurt

Bij het bepalen of iemand kan worden geclassificeerd als een onafhankelijke aannemer of moet worden aangenomen als een volledige werknemer, kijken de meeste landen naar de aard van de werkrelatie in plaats van naar het contract zelf. Hier zijn enkele van de meest voorkomende factoren die ertoe kunnen leiden dat een aannemer als werknemer wordt geclassificeerd:

• De werknemer volgt vaste taken en planningen die door het bedrijf zijn toegewezen.
• Het inkomen van de aannemer komt grotendeels van één bedrijf.
• De aannemer heeft geen onafhankelijk bedrijf of andere klanten.
• De uren en het loon van de werknemer worden vastgesteld door het bedrijf.
• Het bedrijf levert gereedschap en apparatuur voor het werk.
• De taken van de werknemer kunnen worden verschoven of opnieuw worden toegewezen door het bedrijf.

Als een van deze situaties van toepassing is, is het belangrijk om de status van de werknemer opnieuw te evalueren en te overwegen om hem in te huren als werknemer in plaats van als onafhankelijke aannemer om toekomstige geschillen te voorkomen.

Gevolgen van het verkeerd indelen van werknemers

Als een lokale instantie bepaalt dat een onafhankelijke aannemer als werknemer geclassificeerd had moeten worden, kan je bedrijf serieuze financiële sancties tegemoet zien. Deze kunnen bestaan uit nabetalingen voor onbetaalde lonen, belastingen en uitkeringen, samen met juridische sancties voor niet-naleving. Hoe langer de aannemer onder een verkeerde classificatie heeft gewerkt, hoe hoger de potentiële risico's.

In sommige gevallen kan een verkeerde classificatie ook leiden tot de vestiging van een permanente belastbare aanwezigheid, of permanente vestiging (PE), in het doelland, wat de belastingverplichtingen van je bedrijf nog ingewikkelder kan maken.

Hoe risico's minimaliseren bij het inhuren van internationale aannemers

Om deze risico's te minimaliseren, moeten bedrijven verschillende stappen nemen voordat ze onafhankelijke aannemers inhuren op buitenlandse markten:

• De lokale arbeidswetgeving begrijpen: Elk land heeft zijn eigen classificatieregels en handhavingspraktijken, dus het is cruciaal om samen te werken met experts die diepgaande kennis hebben van de lokale regelgeving.
• Stel duidelijke contracten op die aan de regels voldoen: Contracten moeten de onafhankelijke aard van de relatie weerspiegelen en het is een goed idee om het contract zowel in de lokale taal als in de taal van je eigen land op te stellen. Houd er echter rekening mee dat de lokale overheid de relatie uiteindelijk zal beoordelen op basis van hoe deze functioneert, niet alleen op basis van de contractvoorwaarden.
• Zorg voor naleving van de belastingwetgeving: Aannemers zijn meestal verantwoordelijk voor hun eigen belastingen, maar bedrijven moeten mogelijk nog steeds betalingen rapporteren. Houd een nauwkeurige administratie bij van betalingen aan aannemers om transparantie en naleving te garanderen.

In sommige gevallen kan van onafhankelijke aannemers ook worden verlangd dat ze een certificaat van de lokale belastingdienst krijgen waaruit blijkt dat ze aannemer zijn in plaats van werknemer.

Laatste gedachten

Hoewel het inhuren van onafhankelijke aannemers een handige oplossing lijkt om nieuwe markten te testen, kunnen de risico's van verkeerde classificatie en niet-naleving deze optie al snel veranderen in een kostbare vergissing. Door grondige due diligence uit te voeren, lokale expertise te zoeken en ervoor te zorgen dat contracten en praktijken in overeenstemming zijn met de lokale wetgeving, kunnen bedrijven deze risico's beperken en een stabielere basis leggen voor internationale groei.

‍